Een hybride evenement is een evenement dat je zowel fysiek als online kunt bijwonen. Het evenement vindt dus plaats op een locatie met live publiek, maar wordt ook uitgezonden via internet. Daarbij bestaat het online gedeelte niet alleen uit een live stream maar er vindt ook interactie plaats met het online publiek. Of een spreker neemt deel via een externe verbinding via Skype, Zoom of Teams. Op die manier kunnen geïnteresseerden of sprekers die niet de mogelijkheid hebben om naar de locatie te komen toch deelnemen aan het evenement. Een hybride event is dus de perfecte manier om een veel groter publiek te bereiken, zonder de noodzaak voor een hele grote locatie.
Voorbereiding
Het is belangrijk om bij de uitnodiging voor het evenement direct duidelijkheid te geven over hoe het evenement is opgezet. Je kunt een aparte uitnodigingen versturen voor het live evenement en het online event. Of je maakt in de uitnodiging duidelijk dat de mogelijkheid bestaat om zowel fysiek als online deel te nemen.
Welk streamingplatform
Om een succesvolle livestream te maken is het van belang dat je een streamingplatform kiest die goed past bij jouw evenement en de doelgroep. Het verschil in de platform zit vaak in de manier waarop interactie mogelijk is. Live Video Solutions kan uiteraard adviseren bij deze keuze.
Informeer sprekers vroegtijdig
Sprekers moet je vooraf goed op de hoogte brengen van de technische aspecten van een live stream. Want spreken tot een publiek dat deels online is, is toch anders dan voor een groep levende lijven spreken. Ook wanneer een spreker op afstand deelneemt, is het van belang om vooraf de technische details door te nemen. Maak ook duidelijke afspraken en deadlines voor het aanleveren van eventueel audiovisueel materiaal.
Top 5 voordelen van een hybride evenement
- Groter publiek; meer mensen kunnen aansluiten bij het evenement.
- Duurzaam; de meeste mensen hoeven niet te reizen.
- Makkelijk terugkijken; het evenement wordt gestreamd en tegelijkertijd opgenomen
- Interactief; er is live publiek aanwezig én je kunt gebruik maken van online tools
- Selectiever; mensen die niet in het gehele programma zijn geïnteresseerd kunnen deels online kijken
Interactie met de online kijkers
De manier waarop je communiceert met het publiek is anders bij een hybride evenement dan bij een evenement met alleen fysiek publiek. De aanwezigen in de zaal kunnen tenslotte direct reageren waardoor er een dialoog opgezet kan worden. Met online publiek is dat lastiger, aangezien er vrijwel altijd enige mate van vertraging op de lijn zit. Onderlinge discussie is dus niet handig. Er zijn uiteraard manieren om dit te ondervangen, door kijkers bijvoorbeeld via social media, polls en live chat te betrekken bij het geheel. Op die manier is er toch interactie, zij het iets minder persoonlijk.
Na het evenement
Het voordeel van een hybride evenement is dat na afloop van het evenement je de video online kunt zetten. Zo kunnen mensen die helemaal niet aanwezig konden zijn toch nog uw content bekijken. Wij kunnen eventueel ook de sessie in losse clips opdelen zodat alles als hapklare brokken aan te bieden is.
Wat kost een hybride evenement
De kosten zijn afhankelijk van veel variabelen, het aantal camera’s, de locatie, het streaming platform, of er ook belichting bij moet etc. Wanneer u contact met ons opneemt kijken we graag samen naar de kosten en stellen we een gepersonaliseerde offerte voor u op.